Wir haben Good News: Ab dem 1. November 2023 wird simplyfile offiziell von Lean Business AG übernommen. Die sympathischen, schlauen und hilfsbereiten Köpfe hinter simplyfile, die Büroräumlichkeiten an der Ringstrasse - alles bleibt beim Alten, nur besser!

Die Pius Schäfler AG übergibt simplyfile in erfahrene Hände, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren: Print Solutions, Interior Design, Bürobedarf & Papeterie.

Wer ist Lean Business AG? 

Die Lean Business AG ist kein Neuling, sondern ein langjähriger Partner der Pius Schäfler AG und simplyfile, der bereits heute in den Räumlichkeiten der Pius Schäfler Gruppe in St.Gallen zu finden ist. Gegründet von Martin Fricker im Jahr 2011, ist Lean Business AG ein Profi in digitalen Gesamtlösungen, insbesondere für Dienstleister, Anwaltskanzleien und Treuhand. M-Files und Topal ist ihre Kernkompetenz und seit geraumer Zeit ist Lean Business AG auf der Suche nach Verstärkung. Wir sind uns sicher, dass diese Übernahme für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation ist.

Also, was ändert sich für euch? Nicht viel – ausser vielleicht, dass ihr von noch mehr Erfahrung und Kompetenz profitieren könnt. Unser Büro bleibt am gleichen Ort und ihr könnt uns weiterhin wie gewohnt erreichen. Wir freuen uns darauf, mit neuer Energie in die Zukunft zu starten und euch weiterhin bei euren Digitalisierungsvorhaben zu unterstützen.

Weitere Infos findet ihr in der >> Medienmitteilung
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Alles begann in den 1950er Jahren, als eine Gruppe brillanter Wissenschaftler und Ingenieure beschloss, sich in der San Francisco Bay Area niederzulassen. Sie hatten nicht viel mehr als ihren Verstand und eine Menge Gehirnschmalz, aber sie hatten eine Vision: die fortschrittlichste Technologie der Welt zu entwickeln.

Sie arbeiteten unermüdlich in ihren Garagen und Labors und zauberten etwas unglaubliches. Sie schafften es nämlich klitzekleine Chips auf Siliziumbasis herzustellen, die Informationen speichern und verarbeiten konnten. Diese Chips revolutionierten die Welt der Computer, und schon bald waren Unternehmen wie Intel und Apple geboren.

Die 80er und 90er waren eine wilde Zeit für das Silicon Valley. Denn Tech-Giganten wie Google und Facebook kamen auf und revolutionierten unsere Möglichkeiten zu kommunizieren sowie auf Informationen zuzugreifen. Nicht zu vergessen, der Dot-Com-Boom, wo jeder Investor und Unternehmer ins Internet investieren wollte, um reich zu werden. 

Auch heute noch steht das Silicon Valley an der Spitze der Innovation und beherbergt einige der aufregendsten Start-ups und etablierten Technologieunternehmen der Welt.

Wir empfehlen ab und zu einen Blick auf die aufregenden Neuigkeiten aus dem Silicon Valley werfen! Es ist erstaunlich, was dort alles passiert und wie weit der Fortschtitt in vielen Dingen bereits ist.

Fun Fact: Im frühen 20. Jahrhundert war die Region für ihre ausgedehnten Obstbaumbestände bekannt, darunter Aprikosen, Kirschen und Zwetschgen. Das fruchtbare Land und das günstige Klima machten es zu einem idealen Standort für landwirtschaftliche Aktivitäten. Die reichen Ernten und die landschaftliche Schönheit des Tals brachten ihm den poetischen Beinamen «Valley of Heart's Delight» ein. Mit dem Aufblühen der Technologiebranche in der Region verlagerte sich der Schwerpunkt von der Landwirtschaft auf die Technologie, was dazu führte, dass sich die Region in das als Silicon Valley bekannte Zentrum der Innovation verwandelte.

Wir haben Anfang März ein digitales Dokumentenmanagement gelauncht, mit dem alle klarkommen: einfachsimply! Statt Papierstapeln auf den Bürotischen, überquellenden Ordnern im Aktenschrank und einem Dokumentendschungel auf dem Desktop erwartet Kundinnen und Kunden plötzlich ein «Clean Desk». Und dafür braucht es nicht mehr als ein funktionstüchtiges Gerät und eine intakte Internetverbindung. Einfach simply, eben!

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Durch die Zusammenarbeit mit Topal Solutions AG gibt es jetzt eine vollumfängliche Schnittstelle zu M-Files. Kelly Ann erklärt dir innerhalb einer Stunde was dies bedeuted und welche Vorteile du daraus ziehen kannst.

Datum: Donnerstag, 20.10.22
Zeit: 10.30-11.30 Uhr
Wo: Online via Microsoft Teams
Explainer: Kelly Ann Kuster

Melde dich jetzt mit dem Vermerk «Topal Demo» an.
Anmeldung

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Topal Solutions AG entwickelt seit 2006 mandantenfähige Lösungen für die Finanz- & Lohnbuchhaltung. Das schweizweite Vertriebs- und Partnernetzwerk ermöglicht die kundennahe und kompetente Betreuung der bereits 4000 Kunden.

Lösungspartner können ihre Systeme, über unser REST API mit Topal verbinden und aus den Modulen, Automatismen und Funktionen, auf Treuhandunternehmen und KMU zugeschnittene Gesamtlösungen schaffen.

Dank dieser bidirektionalen Schnittstelle kann beispielsweise die DMS-Archivlösung M-Files von uns schnell und sicher mit Topal FiBU und Payroll verbunden werden.

>> Zum LinkedIn-Beitrag

Parashift  hat den ersten Podcast-Kanal zur intelligenten Dokumentenverarbeitung ins Leben gerufen. In der neusten Ausgabe begrüsst Alain Veuve, CEO von Parashift, unseren Geschäftsführer Urs Kälin. Gemeinsam tauschen sie sich über die aktuelle Vision ihres Unternehmens und die Zukunft aus.

>> Zum Video

simplyfile, die Digitalisierungseinheit der Pius Schäfler-Gruppe ist in den letzten Monaten stark gewachsen. Dies hat simplyfile veranlasst, die Prozesse und Strukturen anzupassen, um uns zukünftig noch besser auf die Kundenprojekte auszurichten. Urs Kälin (Geschäftsführer) und Michi Keiser (CTO / Stellvertretender Geschäftsführer) werden ab sofort zusammen das Unternehmen leiten.

>> Medienmitteilung
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simplyfile und Parashift beschliessen eine Solution Partnerschaft. Die Kollaboration der beiden Unternehmen hat zum Ziel, Kunden durch Machine Learning basierte Software einen flexiblen und leistungsstarken Service für das Auslesen von sämtlichen Geschäftsdokumenten zu bieten.

Hier gelangen Sie zur Medienmitteilung.

Es heisst oft, Daten seien das neue Gold; sie können aber genauso gut einfach nur Altmetall sein. Etwa dann, wenn sie weder schnell noch in übersichtlicher Form zur Verfügung stehen. Das Zauberwort heisst hier Datenmanagement, und worauf es dabei zu achten gilt, sagt Urs Kälin, Geschäftsführer & Business Consultant, simplyfile. 

Worauf gilt es beim Datenmanagement zu achten?

Urs Kälin: "Daten sind das neue Gold", heisst es. Ein sorgsamer Umgang ist stets ein kritischer Pfad in allen Digitalisierungsprojekten. Moderne DMS-Systeme wie M-Files müssen in der Lage sein, unterschiedliche Datenquellen einzubinden und die Datenintegrität stets zu wahren. Dabei ist eine hohe Kompetenz im Bereich Schnittstellen zwingend.

Wo bestehen in der Schweiz die grössten Marktchancen?

Der DMS-/ECM-Markt wächst nach wie vor kräftig. Ganz wichtig ist dabei, dass der Anstoss für Digitalisierungsprojekte von den Unternehmen selbst kommt. Topaktuell sind sicher Themengebiete wie der Datenzugriff auf alle Systeme von überall (z.B. für Homeoffice), aber auch ein gesicherter Umgang mit Daten (digitales Ablagesystem, Versionskontrolle). Viele Unternehmen wollen aber auch ganz einfach ihre wiederkehrenden Arbeitsschritte effizienter gestalten.

Wie muss ein Reseller oder Integrator aufgestellt sein, um möglichst erfolgreich zu sein?

Hier lautet das Schlüsselwort für uns "unterschiedliche Kompetenzen": Das Verstehen betriebswirtschaftlicher Zusammenhänge (z.B., wie wird eine Rechnung freigegeben und verbucht) sowie Datenmanagement und Informationsaustausch zwischen den eingesetzten Systemen (Stammdatenübernahme aus Kernsystemen wie ERP, Schnittstellen-Know-how) sind sehr wichtig. Auch Kapazitäten, um Lösung zu bauen und die Projekte richtig zu führen, und die vorhandene Supportstruktur sowie breite Erfahrung durch eigenen Nutzung der angebotenen Lösungen sind unabdinglich. Generell muss die Nähe zum Softwarehersteller, wie bei uns M-Files, bestehen. 

Welche technologischen Trends prägen das Geschäft mit Datenmanagement zurzeit?

Mobile first zum Beispiel, das heisst Datenzugriff von überall. Des weiteren das dynamisches Zusammenstellen von Informationen mit Metadaten. Auch der Plattform-Gedanke mit zentralen Datenhubs und 360-Grad-Sicht auf alle Informationen und die Nutzung von Clouddiensten prägen das Geschäft sehr. 

Welche Rolle spielt Datenschutz beim Datenmanagement?

Eine sehr wichtige. Oft kommt jedoch diese Frage erst zuletzt "wo liegen meine Daten und wie sind sie geschützt?". In den letzten Jahren hat sich das Einsatzgebiet von DMS-Systemen wie M-Files stark auf die Steigerung der Prozesseffizienz verschoben, in Themen wie "keine Rechnungen mehr von Hand abtippen."Die revisionssichere Archivierung von Daten bildet aber nach wie vor ein wichtiges Fundament unserer Digitalisierungslösungen. 

Das Schuh-und Outdoorgeschäft Zubischuhe.ch mit Hauptsitz in Herisau vertraut neu auf die Digitalisierungslösung der simplyfile AG, ein Tochterunternehmen der Pius Schäfler AG. Mit dem realisierten digitalen Kreditoren-Cockpit von «M-Files» werden eingehende Rechnungen automatisch erfasst, in den integrierten Freigabeprozess gebracht und dann direkt verbucht. Also fertig mit Rechnungspositionen von Hand abtippen und aufwändigem Suchen nach Rechnungsbelegen. Zuversichtlich erklärt Markus Koch (COO bei zubischuhe.ch): «Dies wird uns massgeblich unterstützen, unsere Prozesse zu verschlanken und unsere Kräfte auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können.» 

Auch für Pius Schäfler war die Installation von M-Files ein zukunftsträchtiges Pilotprojekt. Die partnerschaftlichen Beziehung beider Unternehmen war eine ideale Grundvoraussetzung um diese digitale Lösung realisieren zu können. 

Zwei Ostschweizer KMUs, die einander vorwärts bringen. Eine gute Geschichte für beide Seiten. 

Homeoffice – Arbeiten von zu Hause wird uns alle auch weiterhin beschäftigen. Viele haben sich unterdessen zu Hause eingerichtet. Dies beinhaltet auch das Vorhandensein von Tools für Video-Konferenzen, oder auch Online Sessions genannt. Microsoft Teams oder auch Zoom gehören heute praktisch in jeden Haushalt und hat sich nach ganz kurzer Zeit im 2020 etabliert. Diese Instrumente sind heute bereits unersetzlich.

Doch wie funktioniert der zentrale Datenzugriff auf alle benötigen Informationen von zu Hause aus?

1. Kundendaten (Rechnungen, Verträge, ..), meist in Business Software liegend («ERP» oder Branchenlösungen genannt) 
2. Weitere Kundeninformationen (z.B. aus dem CRM)
3. E-Mail / abgelegt und zugewiesen auf Kunden und Projekte
4. Zugriff auf Explorer / digitale Ablagestrukturen
5. Vorlagen in der richtigen Version
6. Zugriff auf (physische) Archivunterlagen
7. …

Schlussendlich sind das alles «Insel-Ablagen» und nur teilweise miteinander verknüpft. Man klickt sich alles zusammen. Täglich gehen nach aktuellen Studien pro Arbeitstag und Mitarbeiter zwischen 20-25 Minuten für das Zusammenstellen von Informationen verloren.

Doch dies muss nicht sein, Mit M-Files, eine integrierte und dynamisch Dokumenten-Management-Lösung (DMS) entfällt dies gänzlich. Funktionierend wie ein «Google intern» mit einfachen Suchbegriffen wird je nach gewünschtem Inhalt jeweils ein e-Dossier zusammengestellt, sortiert nach sogenannten Inhalten und Dokumentenarten.

M-Files kann aber weit mehr, doch beginnend mit der Unterstützung im Home-Office ist das schon mal ein ganz wesentlicher Schritt.
Alle Daten auf einen Blick – 360-Grad-Sicht auf alles.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen und wiederkehrenden Abläufen 
Gestartet sind wir wie anfangs 2020 bereits kommuniziert voller Elan aber natürlich wie immer bei neuen Themen mit einer Portion Ungewissheit. Wirklich schön ist zu erfahren, wie bestehende Kunden und auch unsere Mitarbeiter diese digitale Strategieerweiterung aufgenommen haben. Wir haben eigentlich bei jedem Kundentermin unsere Ideen platzieren können und auch bereits einige Kunden-Projekte bis zur Abnahme umgesetzt. U.a. automatisierte Rechnungsverarbeitung von A-Z, ohne manuelle Eingriffe, bekanntlich ja auch das Pilotprojekt bei uns intern.

 Dank der guten Auftragslage verfügt die simplyfile aktuell über eine «5+1» Aufstellung, und das innert nur ca. 9 Monaten. Ein ganz wichtiger Schritt für das Setup war auch der Status von simplyfile als offizieller Partner in der Schweiz von dem finnischen Softwarehersteller M-Files. Eine ganz starke und skalierbare Lösung eigentlich für alle für Kunden und Branchen.

Ich bin sehr positiv, dass es so weitergeht und wir in den kommenden Monaten über weitere News berichten können. Kontaktieren Sie uns und schauen Sie sich das einmal in Ruhe an, es lohnt sich! 

Hier die Klärung.
Wir alle sind Weltmeister im Lösungsverkauf und schlagen unserem Gegenüber oft gut klingende Abkürzungen um die Ohren. Und dies natürlich wenn immer möglich in englischer Herkunft, das macht einfach einen viel innovativeren Eindruck. Und so auch simplyfile AG, auch wenn wir dies immer tunlichst vermeiden wollen bei allen Kundengesprächen.

So ist uns dies passiert letzte Woche inmitten der Vorstellung bei einem grösseren Medienunternehmen aus der Ostschweiz. Nach rund 1 Std. Bedürfnisabklärung & Präsentation und nachdem wir voller Hingabe mitgeteilt haben, was wir den unter Digitalisierungslösung verstehen, meinte der CFO kundenseitig:

«…jetzt habe ich verstanden, Ihr bietet so etwas an wie eine Käseglocke, unter deren Haube alle Elemente miteinander verbunden sind und alles auf einen Blick verfügbar ist».

Genau! Das wollten wir eigentlich sagen. Ein ERP-/Business System, ein FiBu-Tool, die Einbindung von Explorer, Listen und einer 360-Grad-Sicht, etc.. Aber das ist halt oft nicht die Kundensprache – verständlich – da es sich ja auch nicht um sein Kernbusiness handelt.

Sollten Sie..
... Produkte suchen, welche Ihren Alltag noch schöner machen, dann besuchen Sie unseren Shop dadodo.ch. Käseglocken haben wir zwar nicht. Aber vieles anderes.

... Lösungen suchen für einen neuen Effizienzschub in Ihrem Unternehmen, dann kontaktieren Sie simplyfile.ch
 
Versprochen; wir bieten Ihnen keinen Käse an, sondern eine einfache und zielführende Sprache.   

simplyfile AG, die anfangs 2020 neu gegründete Tochter von Pius Schäfler AG mit Hauptsitz in Gossau SG, unterstützt und begleitet Kunden aus allen Bereichen auf dem Weg der digitalen Transformation. Dabei gehören Lösungskomponenten wie ECM (Enterprise Content Management) als ein sehr wichtiger Lösungsbestandteil dazu. Wir sind sehr und stolz, dass simplyfile mit dem finnischen Software-Hersteller M-Files im Mai 2020 einen zukunftsweisenden Resellervertrag abschliessen konnten. 

An Urs Kälin:

Welche Bedeutung hat der direkt Kontakt für Sie zum Software Hersteller M-Files?
«Für simplyfile ist die Nähe zu M-Files aus mehreren Betrachtungsweisen sehr wichtig; einerseits unterstreicht sie die strategische Absicht etwas bewegen zu wollen im Schweizer Markt. Weitergehend gibt uns das die Möglichkeit, bei grösseren Projekten technische Fragen und auch Support direkt abzuklären.»

An Christian Habenstein   
Welche Bedeutung hat simplyfile als neuer Partner in der Schweiz für M-Files?
«M-Files beabsichtigt, nicht möglichst viele Partner zu haben, sondern viel mehr Unternehmen, bei denen ein klar strategisches Konzept besteht das digitale Business aufzubauen. Bei simplyfile hat uns gefallen, dass ein etabliertes Unternehmen wie die Pius Schäfler AG eine neue Geschäftsunit gründet als AG und diese auch mit viel Know-how bestückt».

An Urs Kälin
Wie ist das Geschäft angelaufen bei simplyfile im 2020?
«Wir sind hervorragend gestartet, aber natürlich hat der Lockdown auch uns und die digitalen Vorhaben teilweise gebremst, die Projekte sind aber nicht storniert aber zurückgestellt. Wir sehen aber auch, dass viele vor allem «mittelgrosse» Unternehmen die Projekte durchziehen. Wir sind aber auch überzeugt, dass die für uns ebenfalls wichtigen KMU und bestehenden Kunden der Pius Schäfler diese Themen wieder rasch aufnehmen.»

An Christian Habenstein
Welche besondere Rolle kommt simplyfile noch zu?
«Was wir sehen, dass wir mit simplyfile auch grössere Digitalisierungsprojekte angehen können und haben bereits einige potenzielle Vorhaben am Laufen. Generell sind wir sehr zufrieden mit der Entwicklung in der Schweiz und mit simplyfile soll diese für uns sehr erfreuliche Entwicklung noch verstärkt werden.

Beide Parteien freuen sich wirklich auf eine intensive und erfolgreiche Zusammenarbeit!

Die Digitalisierung. Alle reden davon. Aber wie geht sie wirklich? Gerade bei lokalen KMU stehen zurzeit viele Fragezeichen in der digitalen Agenda. Mit simplyfile schickt die Pius Schäfler AG eine neue Tochterfirma ins Rennen, welche Antworten zu Fragen der Digitalisierung und Enterprise Content Management bereithält. Die Pius Schäfler AG, mit rund 150 Mitarbeitenden selbst ein KMU, hat sich den Fragen der Digitalisierung auch gestellt und die Lösungen längst gefunden. Für simplyfile konnte man mit Urs Kälin einen ausgewiesenen Spezialisten ins Boot holen. Er verfügt über jahrelange Erfahrung in Sachen Unternehmensprozesse und zwar in den verschiedensten Branchen: von Produktion über Handel bis zu Dienstleistungen. Auf die Frage, ob man denn überhaupt etwas digitalisieren müsse, wenn alles noch rund laufe, meint er: «Natürlich kann man mit der Digitalisierung problemlos auch noch ein paar Jahre warten. Die Systembrüche kosten dann halt Arbeitszeit, das heisst Personalkosten. Man verliert also Geld und im schlimmsten Fall sogar Lieferanten und Kunden, die zu Mitbewerbern mit besseren Abläufen, Online-Shops und digitalen Schnittstellen wechseln.» Er sieht die Stärke der jungen Firma darin, Synergien im Unternehmen Pius Schäfler zu nutzen, um mit bestehenden und neuen Kunden individuelle, massgeschneiderte Lösungen auszuarbeiten und umzusetzen.