Aktuelle Studien belegen, dass Mitarbeiter täglich 20 bis 30 Minuten aufwenden für die Suche nach firmeninternen Dokumenten, E-Mails und andere Daten. Das Modul E-Dossier verknüpft sämtliche relevanten internen Dateiquellen. Durch die Zusammenführung zusammengehöriger Daten entfallen aufwendige Suchen. Die Dateien sind nur einmal abgelegt, Verknüpfungen davon können in gespeicherten Suchenanfragen (Sichten) in Verbindung gebracht und für einen schnellen Zugriff abgelegt werden. Durch das zentrale Dossiermanagement entfällt auch eine aufwändige Zusammenstellung von Dateiordnern für die jährliche Revision. Ihre Revisionsgesellschaft kann nun papierlos arbeiten.

In diesem Beispiel – stellvertretend für alle produzierenden Industrieunternehmen – geht es um einen Fensterhersteller mit etwas über 100 Mitarbeitenden und einem entsprechend grossen Auftragsvolumen. Das Unternehmen ist projektzentriert aufgestellt: Ein Branchensystem für die Vermassung ist gesetzt, ebenso das Finanzbuchhaltungssystem. Viele papiergebundene Abläufe und Systembrüche erschweren aber ein schnelleres und durchgängiges Arbeiten. Die Lösung: Eine Digitalisierungssoftware wird als zentrale Drehscheibe in das Unternehmen integriert. Alle betriebsrelevanten Prozesse werden digital und miteinander verknüpft. Workflows werden in den Fertigungsprozess eingegliedert und die Prozesse automatisiert.

In der Praxis: Ein vor Jahren produziertes und geliefertes Fenster zerbricht und wird dem Fensterhersteller gemeldet. Die Angabe des Wohnorts reicht und das E-Dossier mit Zugriff auf alle internen Tools findet innert Sekunden die ursprünglichen und archivierten Unterlagen. Egal ob Privatperson, Bauherr oder GU, die Konditionen und Verrechnungsdetails sind sofort verfügbar. – Der Produktionsauftrag ist noch am gleichen Tag erstellt, das Fenster wird in kürzester Zeit nachproduziert. Ohne eine verknüpfte Digitalisierungslösung hat der gleiche Fall früher mehrere Tage in Anspruch genommen und einen entsprechend hohen administrativen Aufwand erzeugt. – Mit seinem schnellen Reagieren positioniert sich das Unternehmen als agil mit einem spürbaren Kundennutzen und ist ein attraktiver Ansprechpartner für neue Projekte.

«Ich kann heute extrem schlank aufgestellt in einem kompetitiven Markt viel schneller reagieren. Ich kann mir nicht mehr vorstellen, wie kompliziert wir früher gearbeitet haben.»