Rechnungsprozess

Office-Zeit und Personalkosten sparen

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Rechnungen werden erfasst, verarbeitet, visiert, freigegeben und in die Finanzbuchhaltung eingelesen. Vollautomatisch, ohne manuelles Dazutun. Dieser optimierte Kreditoren-/Debitorenworkflow basiert auch auf einer selbstlernenden Software. Als Zusatznutzen werden Zahlungsfristen zuverlässig überwacht, die Effizienz wird drastisch erhöht. Mittels App und integriertem Berechtigungskonzept erfolgt die Freigabe online.

«Früher hat das Erledigen der Zahlungen und das Kontrollieren der Zahlungseingänge locker einen halben Tag pro Woche in Anspruch genommen. Jetzt muss ich höchstens mal eine Zahlung mit einem Klick bestätigen, der Rest geht vollautomatisch. Und den halben Tag kann ich nun produktiver nutzen!»

E-Dossier

Den Überblick per Tastendruck

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Aktuelle Studien belegen, dass Mitarbeiter täglich 20 bis 30 Minuten dafür aufwenden, um firmeninterne Dokumente, E-Mails oder andere Daten zu suchen. Das Modul E-Dossier verknüpft sämtliche relevanten internen Quellen, sodass nun alles mit einem Klick durchsucht werden kann. Dadurch entfällt auch das mühsame Bereitstellen der Ordner für die jährliche Revision. Ihre Revisionsgesellschaft arbeitet jetzt papierlos.


In diesem Beispiel – stellvertretend für alle produzierenden Industrieunternehmen – geht es um einen Fensterhersteller mit etwas über 100 Mitarbeitenden und einem entsprechend grossen Auftragsvolumen. Das Unternehmen ist projektzentriert aufgestellt: Ein Branchensystem für die Vermassung ist gesetzt, ebenso das Finanzbuchhaltungssystem. Viele papiergebundene Abläufe und Systembrüche erschweren aber ein schnelleres und durchgängiges Arbeiten. Die Lösung: Eine Digitalisierungssoftware wird als zentrale Drehscheibe in das Unternehmen integriert. Alle betriebsrelevanten Prozesse werden digital und miteinander verknüpft. Workflows

werden in den Fertigungsprozess eingegliedert und die Prozesse automatisiert.


In der Praxis: Ein vor Jahren produziertes und geliefertes Fenster zerbricht und wird dem Fensterhersteller gemeldet. Die Angabe des Wohnorts reicht und das E-Dossier mit Zugriff auf alle internen Tools findet innert Sekunden die ursprünglichen und archivierten Unterlagen. Egal ob Privatperson, Bauherr oder GU, die Konditionen und Verrechnungsdetails sind sofort verfügbar. – Der Produktionsauftrag ist noch am gleichen Tag erstellt, das Fenster wird in kürzester Zeit nachproduziert. Ohne eine verknüpfte Digitalisierungslösung hat der gleiche Fall früher mehrere Tage in Anspruch genommen und einen entsprechend hohen administrativen Aufwand erzeugt. – Mit seinem schnellen Reagieren positioniert sich das Unternehmen als agil mit einem spürbaren Kundennutzen und ist ein attraktiver Ansprechpartner für neue Projekte.


«Ich kann heute extrem schlank aufgestellt in einem kompetitiven Markt viel schneller reagieren. Ich kann mir nicht mehr vorstellen, wie kompliziert wir früher gearbeitet haben.»

Projektmanagement

Projektmanagement und Zeiterfassung

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Alle intern und extern Beteiligten haben on- und offline Zugriff auf sämtliche Dokumente, auf offene und geschlossene Tasks und sogar auf eine grafische Projektübersicht. Berechtigte Personen können auf das digitale Projektmanagement zugreifen. Die Aufwände werden erfasst, Kostenübersichten automatisch erstellt. Dezentrale Excel-Charts verschwinden, der neue Standard sichert und unterstützt die Umsetzung der Projektvorgaben. Als Zusatznutzen kann der rapportierte Aufwand direkt in ein Kernsystem (ERP) verbucht und die Verrechnung initiiert werden.


«Kostenübersicht auf Knopfdruck! Damit habe ich die laufenden Projekte und die Kosten immer im Griff.»

PIM

Product Information Management

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Industrieunternehmen

Sämtliche verfügbaren Informationen von zu produzierenden Gütern werden aus den unterschiedlichen Quellen (Excel/Word, ERP/Branchensoftware, Bilddatenbanken, Herstellerangaben etc.) zu einer Datei verlinkt. Das PIM bildet damit einen sogenannten Hub für eine stringente Produkt- und Dienstleistungsdarstellung nur schon auf der eigenen Website.


Dienstleistungsunternehmen

Ein Serviceangebot besteht aus weit mehr als einem Artikel und kann mittels PIM als Dienstleistung beschrieben und visualisiert werden. Auch die Dienstleistungsbranche kann so ihre Services auf der eigenen Website oder einer E-Commerce-Plattform anbieten.


Handelsunternehmen

Unzählige Produkte für Privat- und/oder Geschäftskunden müssen verwaltet und auf verschiedene Art dargestellt werden. Ein PIM stellt hier eine Art zentrale Schnittstelle für die Umsysteme dar. Das können zum Beispiel Shoplösungen sein. Der Vorteil: Die Daten werden nur ein einziges Mal erfasst und stehen dann vollautomatisch für alle weiteren Anwendungen (Mailing, Newsletter etc.) zur Verfügung. Das dauernde Abtippen oder Kopieren/Einsetzen der stets gleichen Daten entfällt, Fehler werden reduziert, die Agilität wird erhöht.


Ein Product Information Management System (PIM) kann aber noch mehr: Sind die vorhandenen Informationen einmal miteinander verknüpft, ist der Weg frei für durchwegs digitale und effiziente Abläufe wie: einfaches Vorlagen-Management, schnelle und effiziente Angebots- und Freigabeprozesse, automatisch erstellte und stets aktualisierte Preislisten, Umsystemen stehen immer fehlerfreie Daten zur Verfügung.


In diesem Beispiel – stellvertretend für ein Handelsunternehmen – geht es um eine Wein- und Spirituosenhandlung, welche mit einem kleinen Team von sechs Mitarbeitenden das gesamte Produktsortiment mit mehreren hundert Artikeln bewirtschaftet. Über 20 unterschiedliche Lieferanten liefern Excel-basiert die Artikelstammdaten, welche immer wieder von Neuem eingelesen werden müssen: Änderungen im Artikelstamm, Preisänderungen, Ein- und Auslisten von einzelnen Produkten werden mit einem hohen personellen Aufwand von Hand erledigt. Dabei kommt es natürlich immer wieder zu Fehlern. – Die Lösung: Sämtliche Artikel werden in

einer Produkt-Information-Datenbank geführt. Das System erkennt beim automatischen Upload neue Produkte und aus dem Artikelstamm werden die relevanten Daten übernommen, mit Produktspezifikationen und Bildern ergänzt, zum Beispiel mit einer Weinbeschreibung und einem Menüvorschlag.


  1. Aktuelles Sortiment und Lagerbestand immer zu 100 Prozent à jour
  2. Automatisches Einlesen reduziert den administrativen Aufwand
  3. Optimierte einheitliche Produktepräsentation auf der Website
  4. Promotionen auf einzelne Warengruppen können auf Knopfdruck umgesetzt werden (z.B. Promotion von Festtagsweinen)
  5. Layouts für Werbemassnahmen, Flyer, E-Newsletter werden automatisch befüllt.


«Meine Produktepräsentation ist auf meiner Website plötzlich viel übersichtlicher. Ich kann mit einem sehr wichtigen Margenüberblick schneller Promotionen umsetzen.»

Individual Digital

Der digitale Massanzug

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Wir hören immer zuerst zu. Im Zentrum stehen nicht unsere Module, sondern Ihre Wünsche. Und der Nutzen, den Sie sich von einer nachhaltigen Digitalisierung versprechen. Manchmal können wir Sie mit unseren Modulen glücklich machen, manchmal passen Ihre Wünsche nicht zu den Modul-Standards. Dann lassen wir die Module Module sein und Sie profitieren von unserem Knowhow in Sachen Individualentwicklungen. Mehr Massanzug geht nicht.

Die Steuerungsmaske

Alles auf einen Blick

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Eine webbasierte Plattform mit einem übersichtlich gestalteten Interface (GUI) erlaubt es Ihnen, die beschriebenen Module zu steuern und sogar mit externen Partnern oder Kunden zu interagieren. Das Webportal wird so zur Drehscheibe nach innen und aussen. Die Abbildung regelmässiger Bestell- und Lieferprozesse oder Dienstleistungen führt unter anderem auch zu einer erhöhten Bindung an Partner und Kunden. Einzelne Excel-Charts und begleitende Word-Notizen verschwinden. Der neue Standard unterstützt eine saubere Umsetzung der Projektvorgaben. Übersicht ist alles.

Der Workflow

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