Rechnungen werden erfasst, verarbeitet, visiert, freigegeben und in die Finanzbuchhaltung eingelesen. Vollautomatisch, ohne manuelles Dazutun. Dieser optimierte Kreditoren-/Debitorenworkflow basiert auch auf einer selbstlernenden Software. Als Zusatznutzen werden Zahlungsfristen zuverlässig überwacht, die Effizienz wird drastisch erhöht. Mittels App und integriertem Berechtigungskonzept erfolgt die Freigabe online.

«Früher hat das Erledigen der Zahlungen und das Kontrollieren der Zahlungseingänge locker einen halben Tag pro Woche in Anspruch genommen. Jetzt muss ich höchstens mal eine Zahlung mit einem Klick bestätigen, der Rest geht vollautomatisch. Und den halben Tag kann ich nun produktiver nutzen!»

Aktuelle Studien belegen, dass Mitarbeiter täglich 20 bis 30 Minuten dafür aufwenden, um firmeninterne Dokumente, E-Mails oder andere Daten zu suchen. Das Modul E-Dossier verknüpft sämtliche relevanten internen Quellen, sodass nun alles mit einem Klick durchsucht werden kann. Dadurch entfällt auch das mühsame Bereitstellen der Ordner für die jährliche Revision. Ihre Revisionsgesellschaft arbeitet jetzt papierlos.

In diesem Beispiel – stellvertretend für alle produzierenden Industrieunternehmen – geht es um einen Fensterhersteller mit etwas über 100 Mitarbeitenden und einem entsprechend grossen Auftragsvolumen. Das Unternehmen ist projektzentriert aufgestellt: Ein Branchensystem für die Vermassung ist gesetzt, ebenso das Finanzbuchhaltungssystem. Viele papiergebundene Abläufe und Systembrüche erschweren aber ein schnelleres und durchgängiges Arbeiten. Die Lösung: Eine Digitalisierungssoftware wird als zentrale Drehscheibe in das Unternehmen integriert. Alle betriebsrelevanten Prozesse werden digital und miteinander verknüpft. Workflows

werden in den Fertigungsprozess eingegliedert und die Prozesse automatisiert.

In der Praxis: Ein vor Jahren produziertes und geliefertes Fenster zerbricht und wird dem Fensterhersteller gemeldet. Die Angabe des Wohnorts reicht und das E-Dossier mit Zugriff auf alle internen Tools findet innert Sekunden die ursprünglichen und archivierten Unterlagen. Egal ob Privatperson, Bauherr oder GU, die Konditionen und Verrechnungsdetails sind sofort verfügbar. – Der Produktionsauftrag ist noch am gleichen Tag erstellt, das Fenster wird in kürzester Zeit nachproduziert. Ohne eine verknüpfte Digitalisierungslösung hat der gleiche Fall früher mehrere Tage in Anspruch genommen und einen entsprechend hohen administrativen Aufwand erzeugt. – Mit seinem schnellen Reagieren positioniert sich das Unternehmen als agil mit einem spürbaren Kundennutzen und ist ein attraktiver Ansprechpartner für neue Projekte.

«Ich kann heute extrem schlank aufgestellt in einem kompetitiven Markt viel schneller reagieren. Ich kann mir nicht mehr vorstellen, wie kompliziert wir früher gearbeitet haben.»

Alle intern und extern Beteiligten haben on- und offline Zugriff auf sämtliche Dokumente, auf offene und geschlossene Tasks und sogar auf eine grafische Projektübersicht. Berechtigte Personen können auf das digitale Projektmanagement zugreifen. Die Aufwände werden erfasst, Kostenübersichten automatisch erstellt. Dezentrale Excel-Charts verschwinden, der neue Standard sichert und unterstützt die Umsetzung der Projektvorgaben. Als Zusatznutzen kann der rapportierte Aufwand direkt in ein Kernsystem (ERP) verbucht und die Verrechnung initiiert werden.

«Kostenübersicht auf Knopfdruck! Damit habe ich die laufenden Projekte und die Kosten immer im Griff.»

Wir hören immer zuerst zu. Im Zentrum stehen nicht unsere Module, sondern Ihre Wünsche. Und der Nutzen, den Sie sich von einer nachhaltigen Digitalisierung versprechen. Manchmal können wir Sie mit unseren Modulen glücklich machen, manchmal passen Ihre Wünsche nicht zu den Modul-Standards. Dann lassen wir die Module Module sein und Sie profitieren von unserem Knowhow in Sachen Individualentwicklungen. Mehr Massanzug geht nicht.

Eine webbasierte Plattform mit einem übersichtlich gestalteten Interface (GUI) erlaubt es Ihnen, die beschriebenen Module zu steuern und sogar mit externen Partnern oder Kunden zu interagieren. Das Webportal wird so zur Drehscheibe nach innen und aussen. Die Abbildung regelmässiger Bestell- und Lieferprozesse oder Dienstleistungen führt unter anderem auch zu einer erhöhten Bindung an Partner und Kunden. Einzelne Excel-Charts und begleitende Word-Notizen verschwinden. Der neue Standard unterstützt eine saubere Umsetzung der Projektvorgaben. Übersicht ist alles.